時間の使い方は「予定」ではなく「記録」が良い。新入社員にこそ読んでほしいドラッカー「経営者の条件」①

自己啓発書の古典で働き方や生き方を学ぼう

ドラッカーの著書を読んだことはありますか?

自己啓発書の古典とも言える「経営者の条件」。

経営学という分野を創始した経営学者ピーター・F・ドラッカーが1964年に執筆しました。

いい男への入口とも言える社会人生活のスタート。

厳しくもやりがいのある世界で戦うあなたへ、ドラッカーが薦める「本当に価値のある働き方」 を紹介していきます。

あなたは何に時間を使っているのか

時間は普遍的な制約条件

あなたはこれまで学校の課題や部活動の練習など、様々な場面で「計画的に時間を使いなさい」と言われたでしょう。そしてこれを達成することは難しいと感じた経験もお持ちなのではないでしょうか。

しかし本当は順番が逆なのです。

「時間を何に使ったのか」を先に記録するのです。 その記録と自分の感覚を照らしあわせてみましょう。思っていた時間の使い方とズレがあったのではないでしょうか。

ドラッカーは本の中で、実績をあげた大企業の経営者でも、自分がどのように時間を使っているのか正確には把握していないと言っています。

ある会社の会長は時間を大きく3つに分けていると自分では思っていた。1/3は幹部との時間、あとの1/3は大切な客との時間、残り1/3は地域活動のための時間だった。

6週間に渡って記憶をつけてもらったところ、これら3つの活動の何に対してもほとんど時間を使ってないことが分かった。 それらは、割くべきであると考えていた時間に過ぎなかった。例によって都合のよい記憶なるものが、実際にそれらの仕事に時間を使っているように思い込ませていたのだった。

例えばこの人はかなりの時間を友人の顧客からの注文に早く答えるよう工場に催促の電話をすることに使っていた。しかも注文はいつも円滑に処理されており、彼の干渉はむしろ仕事を遅らせる原因になっていた。

-ドラッカー名著集1 経営者の条件より

業種にもよりますが、あなたは仕事を始めると勤務時間の中で何をすべきか自分で判断していくことを求められます。次に何をするべきか逐一指示してくれる上司はいません。あなたの勤務時間の過ごし方をずっとチェックしてくれる同僚もいません。

あなたは自分の時間の使い方が正しいのか自分で確認しする必要があるのです。

私も新入社員として働き始めたときからずっと、時間が足りないのは色々な業務を任されているせいだと、いつも思っていました。

しかし、ドラッカーが言うように時間の使い方を記録してみると、様々な場面で時間を無駄に使っていることが浮き彫りになります。メールチェック、書類の整理、頼まれたが優先順位の低い作業。

言い訳をするのはこれらを改善してからでも良かったですね。恥ずかしい、反省すべき思い出です。

本当に時間をかけるべき仕事に時間を割きましょう。 (私は広報なので、担当する広報活動の方針策定や内部での情報収集、マスコミとの関係構築などに時間をかけるべきでした)

必要とされる時間

社会人の中でも、一般的に知識労働者と呼ばれる職業に就かれる方は、正しい時間の使い方が明示されません。

製造業などでラインに入っている方の中には、標準的な生産数と比較して能率的かどうかを判断する指標があります。

しかし、デスクワーカーや営業職など、知識労働者の方は何をなぜ行うべきかについてまず考えなければいけません。あなたは自分の視点を作業から成果へ向けなければいけません。

こうした「そもそも論」とも言える時間の使い方に関する根本的な作業には、まとまった時間が必要になります。

さらにあなたの仕事を長引かせる要因があります。人間関係が絡むとかかる時間はさらに長くなります。急げば不要な摩擦が生じますし、色々なグループがあなたの仕事と関わります。あなたの仕事が多くの人と関われば関わるほど、実際にあなたが使える時間は少なくなっていきます。

働き始めた最初は、こんなに長時間働くのは無理だと思うかもしれませんが、仕事に慣れてくると逆にこれだけしか自分のするべき事に時間を使えないのかと感じるようになるでしょう。

時間の使い方を診断する

時間の効率的な使い方を診断するために、まとまった期間で時間を記録しましょう。

(手帳には過去を記す使い方もあるのです)

ずっと記録することは難しいならば、最低でも年2回ほど1か月ずつ記録をとってみましょう。年に2回記録を取るのは、ドラッカーいわく、最初の記録で改善された仕事の進め方が、半年も経てば、恐らくまた時間を浪費しているからです。

そうして時間の記録ができれば、3つの改善に向けた行動を取りましょう。

1つ目に、する必要のない仕事や何の成果も生まない仕事を見つけ、その仕事を捨てましょう。 あなたは働き始めると上司に言われたことを全てやらなければならないという気持ちになるでしょう(とりあえずしばらくはやってみた方が良いでしょうが)。

しかし、それをあなたがやらなかったことで何が起こるかを考えてみましょう。何も起こらないならば、すぐにやめましょう。もちろんなぜこれをやらなかったのかと怒られることもあるでしょうが、その時は素直に謝りましょう。そうして仕事の取捨選択ができるようになっていくのです。 (反論にドラッカーの主張を持ち出すのはやめましょう。頭でっかちと思われて、得なことは少ないのが現実のようです)

2つ目に、その仕事はあなた以外の人間でもできることはないかと考えましょう。 新入社員として入ったばかりのあなたは、仕事を同僚に振ることはできないかもしれません。でもこれは訓練です。あなたが仕事を振る立場になるのはそう遠いことではありません。

3つ目に、あなたがコントロールできることで時間の消費を回避できることを考えましょう。 社会人になると、自分の時間を浪費しているだけではなく、他の人の時間を通していることもあります。

どんな返事が来るか恐れずに、周りの人に「あなたの時間を無駄に使っていることはないか」聞いてみましょう。お互いがハッピーになれるはずです。

(上記の2種類は、替芯に4Cという同一規格が使われています。LAMYカッコイイけどジェットストリームのほうが書きやすい…という方はぜひ一度使ってみてください)

自由になる時間をまとめる

こうしてできたまとまった時間に、あなたは本当にするべき事をしなければいけません。

締め切りのない仕事にも自分で締め切りを作るのもいいでしょう。いつまでも後回しにしていると、結局大きな時間を消費することにもなりかねません。

100%の完成度が求められる仕事は多くありません。80%でも早く上司に報告するそうすることで全員の時間が短縮できるというケースは多いはずです。

素晴らしい働きができる第一歩に

ここまでお伝えしてきた時間の使い方。習得すれば仕事はもちろん、プライベートの充実にもつながります。「働き方」がニュース番組をにぎわすことも多い現代の日本で、あなたの心と身体を守るためにも。

「経営者の条件」はまだまだ価値の高い働き方について語っています。「貢献に焦点を当てる」「最も重要なことに集中する」「正しい意思決定をする」 については、改めて本ブログで取り上げていきたいと思います。